بسیاری از راهنماهای لحن با چند صفت تمام می‌شوند: صمیمی، حرفه‌ای، جسور. اما نویسنده هنوز نمی‌داند پیام تأخیر پروژه یا معرفی یک خدمت را چطور بنویسد. لحن زمانی کاربردی می‌شود که برای موقعیت‌های واقعی، انتخاب واژه و شیوه توضیح‌دادن راهنمایی مشخص داشته باشد.
از رابطه برند و مخاطب شروع کنید
قرار است در گفت‌وگو چه نقشی داشته باشید؟ یک متخصص همراه، یک تسهیل‌گر دقیق یا یک میزبان گرم؟ این نقش را با ماهیت خدمت و انتظار مخاطب بسنجید. لحن بیش از حد شوخ در موقعیت پرتنش ممکن است نامناسب باشد. همچنین زبان رسمی لزوماً دقیق نیست؛ می‌توان با جمله‌های ساده، احترام و تخصص را هم‌زمان منتقل کرد.
هر ویژگی را به رفتار نوشتاری تبدیل کنید
اگر برند «شفاف» است، باید هزینه، شرط و قدم بعد را قابل فهم بگوید. اگر «بااعتمادبه‌نفس» است، باید ادعا را دقیق بیان کند و از اغراق بی‌پشتوانه دور بماند. برای هر ویژگی سه چیز بنویسید: تعریف، کاری که انجام می‌دهیم و کاری که از آن پرهیز می‌کنیم. این قواعد از فهرست صفت‌ها برای ارزیابی متن مفیدترند.
نمونه قبل و بعد بسازید
عبارت مبهم «درخواست شما در دست اقدام است» را می‌توان به «درخواست شما ثبت شد؛ پس از بررسی اطلاعات، درباره قدم بعد با شما تماس می‌گیریم» تبدیل کرد. اگر زمان پاسخ مشخص و قابل تعهد دارید، همان را اضافه کنید؛ زمان ساختگی ننویسید. نمونه‌ها را از متن‌های واقعی شرکت بگیرید تا راهنما مستقیماً به کار روزانه وصل شود.
لحن ثابت به معنای احساس ثابت نیست
شخصیت برند می‌تواند ثابت بماند، اما شدت شوخی و انرژی در پیام خوشامد با پاسخ به شکایت یکسان نیست. برای چند موقعیت پرتکرار الگو تعریف کنید: معرفی، دعوت به اقدام، خطا، تأخیر و تشکر. در پیام خطا، ابتدا بگویید چه اتفاقی افتاده و کاربر چه می‌تواند بکند. نمایش شخصیت برند نباید راه‌حل را از دید پنهان کند.
راهنما را با بازنویسی گروهی آزمایش کنید
یک متن یکسان به دو عضو تیم بدهید و بخواهید با راهنما بازنویسی کنند. اختلاف خروجی‌ها نشان می‌دهد کدام بخش هنوز مبهم است. واژه‌نامه نام خدمات، شیوه نوشتن اعداد و خطاب به مخاطب را هم اضافه کنید. سپس مسئول به‌روزرسانی راهنما را مشخص کنید. سندی کوتاه با نمونه‌های زنده، برای تیم از کتابچه‌ای طولانی که کسی باز نمی‌کند قابل استفاده‌تر است.
قدم بعد با برانو
برای بررسی نیاز کسب‌وکارتان، خدمات مرتبط برانو را ببینید یا از طریق صفحه تماس درباره پروژه خود با ما گفت‌وگو کنید.