بیشتر فروش‌ها نه به‌خاطر قیمت، بلکه به‌خاطر یک تماس فراموش‌شده از دست می‌روند. «فردا به او زنگ بزن» در ذهن می‌ماند تا فردا برسد و کار دیگری جلو بیفتد. بخش وظایف و پیگیری در Brano CRM جای مطمئنی برای این یادآورهاست: هر پیگیری عنوان، مشتری، سررسید و مسئول دارد و تا انجام نشود جلوی چشم شماست.
وظایف را کجا ببینیم؟
در منوی Brano CRM روی وظایف و پیگیری بزنید. صفحه «وظایف و پیگیری‌ها» دو بخش دارد: فهرست پیگیری‌ها در سمت اصلی و فرم «پیگیری جدید» در کنار آن. همچنین کادر «پیگیری‌های باز» در داشبورد، هشت پیگیری نزدیک‌تر را نشان می‌دهد و پیوند «همه» شما را به همین صفحه می‌برد.
ساخت پیگیری جدید
- در فرم «پیگیری جدید»، عنوان را بنویسید؛ مثلاً «تماس برای نتیجه آزمایش».
- در صورت نیاز مشتری را انتخاب کنید. این فیلد اختیاری است، پس برای کارهای عمومی هم می‌توانید وظیفه بسازید.
- سررسید را با تاریخ و ساعت مشخص کنید.
- مسئول را انتخاب کنید؛ به‌صورت پیش‌فرض خود شما هستید.
- روی ثبت بزنید.
وظیفه‌ها را از پروفایل هر مشتری هم می‌توانید ببینید، چون همان‌جا فهرست پیگیری‌های آن فرد نمایش داده می‌شود.
خواندن فهرست
هر ردیف سه چیز دارد: یک جعبه تیک، عنوان همراه با لینک مشتری، و سررسید به همراه نام مسئول. سمت چپ هم علامت × برای حذف است. وظیفه‌هایی که سررسیدشان گذشته و انجام نشده‌اند به‌عنوان «عقب‌افتاده» علامت می‌خورند تا راحت پیدایشان کنید. فهرست بر اساس نزدیک‌ترین سررسید مرتب می‌شود و وظیفه‌های بدون سررسید آخر لیست می‌آیند.
بالای فهرست چند فیلتر ساده هست:
- باز: انجام‌نشده‌ها (حالت پیش‌فرض)
- انجام‌شده
- همه
- فقط من: فقط وظیفه‌های شما
انجام دادن وظیفه
با کلیک روی جعبه تیک، وظیفه انجام‌شده حساب می‌شود و دوباره کلیک آن را به حالت باز برمی‌گرداند. اگر وظیفه به مشتری وصل باشد، همزمان یادداشت «وظیفه انجام شد: …» در پرونده او ثبت می‌شود. به این ترتیب سابقه ارتباط با هر مشتری کامل می‌ماند.
وظیفه‌هایی که فلو می‌سازد
جالب‌ترین بخش کار این است که لازم نیست همه‌چیز را دستی بنویسید. در فانل‌های خودکار (همان فلوها) یکی از انواع مرحله «وظیفه پیگیری» است. وقتی فلو به این مرحله برسد، یک وظیفه برای مسئول آن مشتری ساخته می‌شود؛ سررسیدش همان لحظه است و عنوانش از متن مرحله می‌آید. متغیرها هم کار می‌کنند، پس عنوان می‌تواند این شکل باشد: «تماس خوش‌آمدگویی با {full_name}». در پرونده مشتری هم یادداشت «وظیفه از فانل ساخته شد» می‌ماند.
الگوهای آماده افزونه هم از همین ایده استفاده می‌کنند، برای نمونه:
- تماس با مشتری غیرفعال بعد از ۷ روز
- پیگیری پرداخت ناموفق سفارش، یک روز بعد
- تماس خوش‌آمدگویی با مشتری جدید
- تماس با مشتری معرفی‌شده، ۲ ساعت بعد از ثبت
یک نکته مهم: وظیفه به «مسئول» خود مشتری اختصاص پیدا می‌کند. اگر برای مشتری مسئولی تعیین نشده باشد، وظیفه بدون مسئول ساخته می‌شود و در فیلتر «فقط من» نمی‌آید. پس مسئول مشتری‌ها را مشخص کنید.
یک مثال واقعی
یک کلینیک پوست و زیبایی را در نظر بگیرید. هر مشتری جدیدی که از فرم سایت ثبت‌نام می‌کند، فلو پیامک خوش‌آمدگویی می‌فرستد و یک روز بعد یک وظیفه برای مسئول پذیرش می‌سازد: «تماس خوش‌آمدگویی با مریم احمدی». صبح روز بعد منشی فیلتر «فقط من» را باز می‌کند، به ترتیب زنگ می‌زند و هر کدام را تیک می‌زند. چیزی هم از قلم نمی‌افتد.
نکته‌ها و اشتباهات رایج
- عنوان را قابل اجرا بنویسید: «تماس و ارسال پیشنهاد قیمت» بهتر از «پیگیری» است.
- سررسید را حتماً بگذارید؛ بدون آن وظیفه هیچ‌وقت «عقب‌افتاده» نمی‌شود.
- هر روز صبح یک بار فیلتر «باز» یا «فقط من» را مرور کنید.
- حذف با × بدون تأیید انجام می‌شود، پس مراقب باشید؛ برای وظیفه تمام‌شده بهتر است تیک بزنید.
- فهرست حداکثر ۳۰۰ وظیفه را نشان می‌دهد؛ وظیفه‌های انجام‌شده قدیمی را پاک کنید.
اگر ساخت تنظیمات برایتان زمان‌بر است، تب «راهنما» و تور تعاملی افزونه مسیر را نشان می‌دهند و صفحه «ایجنت» می‌تواند سگمنت، فلو و گزارش را از روی یک جمله فارسی بسازد؛ اینجا بیشتر بخوانید.
سؤال‌های پرتکرار
می‌توانم وظیفه را به همکارم بدهم؟
بله، در فرم «پیگیری جدید» از فیلد «مسئول» نام او را انتخاب کنید. او هم با فیلتر «فقط من» وظیفه‌هایش را می‌بیند.
آیا وظیفه حتماً باید به مشتری وصل باشد؟
خیر، فیلد مشتری اختیاری است. ولی وظیفه‌های بدون مشتری یادداشتی در پرونده کسی ثبت نمی‌کنند.
وظیفه‌های امروز را کجا ببینم؟
در داشبورد، کادر «پیگیری‌های باز» نزدیک‌ترین سررسیدها را نشان می‌دهد و در صفحه «وظایف و پیگیری» همه را می‌بینید. عادت مرور روزانه این صفحه مهم‌ترین بخش کار است.
برای مرور کل مسیر، راهنمای شروع کار با Brano CRM را ببینید.