بیشتر کسب‌وکارها صفر شروع نمی‌کنند. مشتریان‌تان در یک فایل اکسل، دفترچه‌ی تلفن، ووکامرس یا یک CRM قدیمی پراکنده‌اند. مرکز درون‌ریزی Brano CRM این پراکندگی را در چند دقیقه جمع می‌کند، بدون اینکه هیچ پیامکی به اشتباه برای مشتری‌ها برود. در همین صفحه خروجی گرفتن از مشتریان هم هست.
کجا پیدا می‌شود؟
از Brano CRM ← درون‌ریزی / برون‌بری یا دکمه‌ی همین نام در بالای صفحه‌ی «مشتریان». صفحه چند کارت دارد: «فایل CSV یا اکسل»، «ووکامرس»، «کاربران سایت»، «ورودی‌های قبلی فرم‌ها»، «CRM قبلی / دیتابیس» و «برون‌بری». در پایین هم «سابقه‌ی درون‌ریزی» هر بار را با تعداد جدید، به‌روزشده، تکراری و خطا نشان می‌دهد.
درون‌ریزی از CSV یا اکسل
این رایج‌ترین مسیر است. فایل‌های CSV (با کدگذاری UTF-8 یا Windows-1256)، TSV، TXT و اکسل .xlsx پشتیبانی می‌شوند.
- اول «دانلود فایل نمونه» را بزنید. فایل
brano-crm-sample.csvبا ستون‌های نام، نام خانوادگی، موبایل، ایمیل، شهر، نحوه آشنایی، برچسب‌ها، تاریخ ثبت، موبایل معرف و یادداشت و دو ردیف نمونه می‌آید. - داده‌های خود را در همان قالب بچینید و فایل را بارگذاری کنید («بارگذاری و ادامه»).
- در صفحه‌ی «نگاشت ستون‌های فایل» برای هر ستون سه چیز می‌بینید: عنوان ستون، نمونه‌ی داده‌ها و فهرست «ذخیره در». پیشنهادها از روی عنوان ستون‌ها خودکار انتخاب شده‌اند؛ اشتباه‌ها را اصلاح کنید یا ستون‌های بی‌مصرف را روی «— نادیده گرفته شود —» بگذارید.
- تنظیمات درون‌ریزی را مشخص کنید (در بخش بعد) و «شروع درون‌ریزی» را بزنید.
فیلدهای قابل نگاشت شامل نام کامل یا نام و نام خانوادگی جدا، موبایل، تلفن دوم، ایمیل، جنسیت، تاریخ تولد، کد ملی، استان، شهر، آدرس، کد پستی، شرکت، سمت، اینستاگرام، نحوه آشنایی، جزئیات آشنایی، وضعیت، برچسب‌ها، یادداشت، امتیاز، کد معرف، کد معرفِ معرف، موبایل معرف، درصد کمیسیون، شماره کارت، شبا و تاریخ ثبت اولیه است. فقط «موبایل» یا «ایمیل» الزامی است و ردیف‌های بدون هر دو رد می‌شوند.
حالت‌های تکراری: fill، overwrite و skip
اگر مشتری از قبل در CRM باشد (شناسایی با موبایل و بعد ایمیل)، یکی از سه رفتار را انتخاب می‌کنید:
- تکمیل اطلاعات خالی (fill، پیشنهادی): فقط فیلدهای خالی پر می‌شوند و برچسب‌ها افزوده می‌شوند. اطلاعات فعلی دست نمی‌خورد.
- بازنویسی با فایل (overwrite): مقدارهای فایل جایگزین اطلاعات فعلی می‌شوند. فقط وقتی استفاده کنید که فایل از CRM معتبرتر است.
- رد شدن (skip): مشتریان تکراری کاملاً نادیده گرفته می‌شوند.
زیر آن می‌توانید «وضعیت مخاطبان جدید»، «نحوه آشنایی» پیش‌فرض (برای ردیف‌هایی که ندارند)، «برچسب برای همه‌ی مخاطبان این درون‌ریزی» و «افزودن مخاطبان جدید به فلو» را تعیین کنید. برچسب را حتماً بگذارید؛ به‌طور پیش‌فرض عبارتی مثل «درون‌ریزی» و تاریخ شمسی همان روز پر شده است. با همین برچسب می‌توانید بعداً کل دسته را پیدا یا حذف کنید.
اطمینان‌بخش‌ترین نکته: هنگام درون‌ریزی هیچ پیامک، ایمیل یا فلوی خودکاری اجرا نمی‌شود، مگر فلویی که خودتان در همین فرم انتخاب کنید. پس نگران ارسال ناخواسته به هزاران نفر نباشید. سگمنت‌ها هم در پایان به‌روز می‌شوند.
تاریخ شمسی و داده‌های فارسی
تاریخ‌ها هم به شکل میلادی و هم شمسی پذیرفته می‌شوند. مثلاً 1403/05/12 خودکار به میلادی تبدیل می‌شود، و ارقام فارسی هم مشکلی ندارند. این برای ستون‌های «تاریخ تولد» و «تاریخ ثبت اولیه» کاربرد دارد. شماره‌ی موبایل نیز یکدست می‌شود (مثلاً +98912… به 0912…). مقدار جنسیت با «زن»، «مرد»، «خانم»، «آقا» یا کلیدهای انگلیسی شناخته می‌شود و وضعیت را می‌توانید هم با برچسب فارسی و هم با کلید (مثل customer) بنویسید.
ووکامرس
کارت «ووکامرس» (فقط وقتی ووکامرس نصب است) با «سفارش‌ها و خریداران» همه‌ی سفارش‌ها را بررسی می‌کند. خریدار هر سفارش، چه عضو چه مهمان، ثبت یا به‌روز می‌شود و تعداد خرید، مبلغ کل، اولین و آخرین خرید و سگمنت‌های خرید محاسبه می‌شود. اگر بخواهید می‌توانید «از تاریخ» را بگذارید تا فقط سفارش‌های جدیدتر وارد شوند. وضعیت پیش‌فرض این گروه «مشتری» است. اجرای دوباره مشتری تکراری نمی‌سازد.
کاربران وردپرس
در «کاربران سایت» نقش‌هایی را که می‌خواهید (مثلاً «مشترک» یا «مشتری») تیک می‌زنید و مشخص می‌کنید شماره موبایل از کدام فیلد کاربر خوانده شود؛ پیش‌فرض billing_phone است و فهرست فیلدهای پیشنهادی از روی دیتابیس خود سایت ساخته می‌شود. اگر با افزونه‌ای مثل Digits با موبایل وارد می‌شوید، گزینه‌ی «نام کاربری (ورود با موبایل)» هم هست.
ورودی‌های فرم و جدول دیتابیس
«ورودی‌های قبلی فرم‌ها» ارسال‌هایی را که قبلاً در دیتابیس ذخیره شده‌اند (مثل Flamingo برای Contact Form 7 یا ورودی‌های المنتور، Fluent Forms، Gravity Forms، WPForms و Formidable) وارد می‌کند. فیلدها با همان نگاشتی که در صفحه‌ی فرم‌های سایت تنظیم کرده‌اید خوانده می‌شوند و محتوای هر ورودی در تاریخچه‌ی مشتری می‌نشیند.
کارت «CRM قبلی / دیتابیس» (فقط برای مدیر سایت) اگر CRM یا خبرنامه‌ای مثل Silva CRM، FluentCRM، Jetpack CRM، WP ERP CRM، Groundhogg، MailPoet یا Newsletter روی همین سایت باشد، آن را خودکار پیدا و نگاشت را از قبل پر می‌کند. برای هر جدول دیگر هم می‌توانید «انتخاب یک جدول دیگر» را بزنید و ستون‌ها را دستی وصل کنید. دیتابیس فقط خوانده می‌شود و جدول مبدأ تغییر نمی‌کند.
اجرا و پیگیری
درون‌ریزی‌های بزرگ دسته‌دسته انجام می‌شوند. صفحه‌ی پیشرفت درصد، تعداد «مخاطب جدید»، «به‌روز شد»، «بدون تغییر / تکراری» و «رد شد» و آخرین خطاها را نشان می‌دهد. تا پایان کار صفحه را باز نگه دارید؛ اگر بسته شد، با باز کردن دوباره‌ی همین صفحه ادامه پیدا می‌کند. دکمه‌ی «توقف» هم هست و آنچه وارد شده باقی می‌ماند.
برون‌بری CSV
کارت «برون‌بری» همه‌ی مشتریان را با تمام فیلدها، منبع ورود (کانال، منبع، رسانه، کمپین، صفحه‌ی ورود) و تاریخ ثبت در یک CSV می‌ریزد که مستقیم در اکسل باز می‌شود و فارسی‌اش سالم می‌ماند. در صفحه‌ی مشتریان هم «خروجی CSV» نتیجه‌ی جستجو و فیلتر را می‌دهد و «خروجی CSV» در عملیات گروهی فقط مشتریان تیک‌خورده را.
یک مثال واقعی
یک فروشگاه لوازم خانگی سه منبع دارد: اکسل فروش حضوری، ووکامرس و کاربران سایت. اول فایل اکسل را با حالت fill و برچسب «فروش حضوری» وارد می‌کند، بعد ووکامرس و در آخر کاربران را. چون حالت fill است، مشتری‌ای که در هر سه منبع بود، یک پروفایل دارد که اطلاعات هر سه را دارد و فقط یک بار شمرده می‌شود.
نکته‌ها و اشتباه‌های رایج
- فایل CSV که از اکسل ذخیره می‌کنید را با «CSV UTF-8» ذخیره کنید تا فارسی خراب نشود.
- حالت overwrite را فقط وقتی بزنید که فایل از CRM معتبرتر است. بدون برچسب درون‌ریزی، اگر چیزی اشتباه شد، پیدا کردن همان دسته سخت می‌شود.
سؤال‌های پرتکرار
آیا با درون‌ریزی پیامک می‌رود؟
خیر. فقط اگر در تنظیمات همان درون‌ریزی فلو انتخاب کنید برای مشتریان جدید پیام ارسال می‌شود.
اگر ردیفی هم موبایل و هم ایمیل نداشته باشد چه می‌شود؟
آن ردیف رد می‌شود و در شمارنده‌ی «رد شد» می‌آید، همراه یک پیام خطا.
می‌شود یک درون‌ریزی را برگرداند؟
دکمه‌ی بازگشت مستقیم ندارد، اما چون برچسب دسته را زده‌اید، از فیلتر برچسب در «مشتریان» همه را پیدا می‌کنید و با «عملیات گروهی ← حذف» پاک می‌کنید.
بقیه‌ی آموزش‌ها را در راهنمای شروع کار با Brano CRM پیدا می‌کنید.