هر فرم تماس، ثبت‌نام یا درخواست مشاوره در سایت شما یک سرنخ بالقوه است. اگر این اطلاعات فقط در ایمیل مدیر سایت بنشیند، فردا یادتان می‌رود. با اتصال فرم‌ها به Brano CRM، هر ارسال خودکار به مشتری تبدیل می‌شود، در تایم‌لاین او ثبت می‌شود و در صورت لزوم وارد یک فلوی پیگیری می‌شود.
کجا پیدا می‌شود؟
به Brano CRM ← فرم‌های سایت بروید. بالای صفحه «افزونه‌های فرم‌ساز شناسایی‌شده» را می‌بینید؛ افزونه‌هایی که روی سایت فعال‌اند با یک نقطه‌ی سبز مشخص می‌شوند.
کدام افزونه‌های فرم پشتیبانی می‌شوند؟
- Contact Form 7
- WPForms
- Gravity Forms
- Elementor Pro Forms
- Fluent Forms
- Forminator
- Ninja Forms
- Formidable Forms
فرم‌های هر افزونه‌ای که فعال باشد خودکار پیدا و فهرست می‌شوند. اگر هیچ‌کدام را ندارید، شورت‌کد
فرم آماده‌ی خود CRM را به هر برگه‌ای می‌آورد.
قدم‌به‌قدم: اتصال یک فرم
- کارت فرم موردنظر را پیدا کنید. روی هر کارت نام فرم، نام افزونه، تعداد فیلدها و آمار آن (تعداد «سرنخ»، «ارسال» و تاریخ «آخرین» ارسال) دیده می‌شود.
- کلید ابتدای کارت («اتصال به CRM») را روشن کنید.
- بخش «تنظیم فیلدها و مقصد سرنخ‌ها» را باز کنید.
- برای هر فیلد فرم مشخص کنید در کدام فیلد مشتری ذخیره شود (توضیح در بخش بعد).
- در ستون «سرنخ‌های این فرم» وضعیت، منبع، برچسب و فلو را تعیین کنید.
- «ذخیره تنظیمات فرم» را بزنید و یک ارسال آزمایشی انجام دهید.
نگاشت فیلدها
در جدول «فیلدهای فرم ← فیلد مشتری» جلوی هر فیلد یک فهرست انتخاب هست. گزینه‌ها عبارت‌اند از: نام و نام خانوادگی (کامل)، نام، نام خانوادگی، موبایل، تلفن دوم، ایمیل، شهر، استان، آدرس، شرکت، سمت، اینستاگرام، نحوه آشنایی (جواب کاربر)، کد معرف، برچسب (مقدار فیلد به‌عنوان برچسب) و پیام / توضیحات.
دو گزینه‌ی ویژه هم هست: «— فقط در یادداشت ثبت شود —» یعنی مقدار فیلد در تاریخچه‌ی مشتری ثبت می‌شود ولی در فیلد خاصی نمی‌نشیند، و «✕ نادیده گرفته شود» که فیلد را کاملاً کنار می‌گذارد. اگر در فرم یک فیلد «نام کامل» دارید، گزینه‌ی «نام و نام خانوادگی (کامل)» را بزنید تا افزونه آن را به نام و نام خانوادگی تقسیم کند.
برای فرم‌های تازه، افزونه خودش حدس می‌زند هر فیلد چیست. اما همیشه یک بار نگاشت را چک کنید. اگر موبایل یا ایمیل مشخص نشده باشد، کارت هشدار «فیلد موبایل یا ایمیل مشخص نشده» را نشان می‌دهد و ارسال‌های آن فرم سرنخ نمی‌شوند؛ چون بدون یکی از این دو راهی برای شناسایی مشتری نیست.
وضعیت، منبع، برچسب و فلوی پیش‌فرض
- وضعیت مشتری جدید: معمولاً «سرنخ».
- نحوه آشنایی: مقداری که اگر کاربر در فرم چیزی انتخاب نکرد ثبت می‌شود. اگر روی «خودکار — از کانال ورود (Channel Grouping)» بماند، از کانال ورود بازدیدکننده استفاده می‌شود.
- برچسب: پیش‌فرض «فرم سایت» است؛ بهتر است برای هر فرم یک برچسب اختصاصی مثل «فرم مشاوره» بگذارید تا بعداً به‌راحتی فیلترش کنید.
- افزودن به فلو: اگر فلویی انتخاب کنید، هر ارسال فرم، مشتری را وارد آن می‌کند. راه دوم، ساخت فلو با شروع «ارسال فرم سایت» است که می‌تواند برای یک فرم مشخص یا هر فرم اجرا شود.
هر ارسال یک رویداد «فرم سایت» در تایم‌لاین مشتری می‌سازد، شامل نام فرم، صفحه‌ای که ارسال شده و مقدار همه‌ی فیلدها. اگر مشتری از قبل با همان موبایل یا ایمیل ثبت شده باشد، تکراری ساخته نمی‌شود؛ فقط فیلدهای خالی او پر می‌شود، برچسب جدید اضافه می‌شود و منبع و وضعیت قبلی دست‌نخورده می‌ماند.
کلید «فرم‌هایی که هنوز تنظیم نکرده‌اید خودکار وصل شوند» بالای صفحه هم هست. روشن بودنش یعنی فرم‌های جدید با تشخیص خودکار فیلدها وصل می‌شوند. اگر می‌خواهید فقط فرم‌های انتخابی شما وارد CRM شوند، آن را خاموش کنید.
فرم اختصاصی Brano CRM
پایین صفحه کارتی با برچسب «همیشه وصل» هست. شورت‌کد
را در هر برگه بگذارید. می‌توانید با
عنوان، برچسب و فلو را تعیین کنید. این فرم نام، موبایل، ایمیل، شهر، نحوه آشنایی و کد معرف دارد.
یک مثال واقعی
کلینیکی با Contact Form 7 فرم «درخواست نوبت» دارد. در CRM کلید فرم را روشن می‌کند، فیلد «your-name» را به «نام و نام خانوادگی (کامل)»، «your-tel» را به «موبایل» و «your-message» را به «پیام / توضیحات» نگاشت می‌کند، وضعیت را «سرنخ»، برچسب را «درخواست نوبت» و فلو را «پیامک تأیید و یادآوری» می‌گذارد. حالا هر درخواست نوبت در چند ثانیه مشتری می‌شود، پیامک تأیید می‌گیرد و منشی روی داشبورد می‌بیند.
نکته‌ها و اشتباه‌های رایج
- فیلد موبایل را حتماً نگاشت کنید؛ بدون آن (و ایمیل) سرنخی ساخته نمی‌شود.
- اگر فرمی در فهرست نیست، مطمئن شوید افزونه‌ی فرم‌ساز فعال است و فرم منتشر شده است؛ سپس صفحه را دوباره باز کنید.
- قبل از وصل کردن فلو، متن پیامک‌ها را بخوانید؛ هر ارسال برای شخص پیام می‌فرستد.
- ارسال‌های قدیمی فرم‌ها را از درون‌ریزی ورودی‌های فرم وارد کنید.
سؤال‌های پرتکرار
آیا ایمیل‌های اطلاع‌رسانی فرم قطع می‌شوند؟
خیر. Brano CRM فقط هنگام ارسال یک نسخه از اطلاعات را برمی‌دارد و تنظیمات خود افزونه‌ی فرم‌ساز را تغییر نمی‌دهد.
اگر یک فرم دو فیلد موبایل داشته باشد چه می‌شود؟
اولین فیلد نگاشت‌شده به «موبایل» شماره‌ی اصلی می‌شود و دومی به‌عنوان «تلفن دوم» ثبت می‌شود.
شمارنده‌ی «ارسال» از «سرنخ» بیشتر است. چرا؟
ارسال‌هایی که موبایل یا ایمیل معتبر ندارند شمرده می‌شوند ولی سرنخ نمی‌شوند. نگاشت فیلدهای آن فرم را بررسی کنید.
بقیه‌ی آموزش‌ها را از راهنمای شروع کار با Brano CRM ببینید.